BASISPAKKET
″Wat anderen als ‘meest uitgebreid’ omschrijven, is bij ons de standaard″
Hieronder treft u de modules die vallen onder het Basispakket. Door op het plusje te klikken (voor de modules) krijgt u een opsomming te zien van de belangrijkste taken.
- Deponeren van de naam en adresgegevens van de bestuurder bij het kadaster.
- Voeren van een geautomatiseerde administratie.
- Verstrekken van gegevens betreffende de VvE aan de leden.
- Beheren van de geldmiddelen van de VvE en het administreren van de betreffende bankrekening.
- Beheren en administreren van het reservefonds.
- Controleren, administreren en betalen van facturen.
- Controleren en administreren van contracten.
- Archiveren van alle gegevens die betrekking hebben op de VvE en die gegevens bewaren volgens de wettelijke bewaartermijn.
- Verstrekken van relevante gegevens aan de notaris bij koop-verkoop.
- Aanleggen van een register van eigenaren en dit actueel houden.
- Administratie voeren van stookkosten (indien het een gemeenschappelijke installatie betreft).
- Berekenen en verwerken van de afrekeningen stookkosten (indien het een gemeenschappelijke installatie betreft).
- Administreren van servicecontracten in ons geautomatiseerd systeem, met betrekking tot het beheer.
- Afsluiten dan wel beëindigen van verzekeringspolissen bij assurantiekantoren en verzekeringsmaatschappijen.
- Aanmelden en afhandelen van schadeclaims bij verzekeringsmaatschappijen en betrokken instanties.
- In overleg met het bestuur, al naar gelang naar de eisen van de verzekeringsmaatschappij, voor rekening van de VvE, laten (her)taxeren van de herbouwwaarde van het gebouw.
- Betalen van verzekeringspremies en het up-to-date houden van verzekerde sommen en de polissen.
- Opstellen van de financiële jaarstukken, de begroting en voorstellen voor de periodieke VvE bijdragen, conform de modeljaarstukken.
- Openen en beheren van ten name van de VvE staande bankrekening(en) en het verrichten van betalingen.
- Adviseren in bank- en verzekeringszaken.
- Administreren en incasseren van de door de leden aan de VvE verschuldigde voorschotbijdrage. Bij voorkeur door middel van automatische incasso.
- Signaleren en bewaken van eventueel optredende achterstanden in de betalingen.
- Aanmanen van debiteuren en indien noodzakelijk het nemen van (incasso)maatregelen.
- Crediteuren beheer, inboeken van facturen en het zorg dragen voor tijdige betalingen.
- Voeren en inzichtelijk maken van een actuele en sluitende grootboekadministratie.
- Verrekenen van het positief/exploitatiesaldo met de betreffende eigenaren.
- Organiseren van één algemene ledenvergadering per jaar, inclusief de oproep, volmacht, presentielijst en agenda met bijlagen en het digitaal beschikbaar stellen van de vergaderstukken.
- Bij de vergaderingen zullen van de zijde van de bestuurder aanwezig zijn:
– Bij jaarvergaderingen: de verantwoordelijke VvE manager(s);
– Bij bestuursvergaderingen: de verantwoordelijke VvE manager(s);
– Bij technische commissie vergaderingen: de verantwoordelijke technisch inspecteur(s);
– Bij kascontrole vergaderingen: de verantwoordelijke VvE manager(s). - Verzorgen van volmachten ten behoeve van leden die verhinderd zijn de vergadering bij te wonen.
- Opstellen en verzenden van de notulen van de vergadering.
- Verzekeren en verzekerd houden van het VvE complex.
- Toepassen van / toezicht houden op de bepalingen van de splitsingsakte, het huishoudelijk reglement en besluiten van de vergadering evenals het nemen van (rechtsmaatregelen) jegens overtreders van deze bepalingen.
- Uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met de door de ledenvergadering genomen besluiten, passend binnen de werkzaamheden van de beheerovereenkomst.